── ジャパニーズ・ポップカルチャーで読み解く、ビジネスコミュニケーション
あと30分後に定例ミーティング。
それなのに、頭の中は散らかったまま。
- タスクは増え続けている
- 関係者ごとに言っていることが違う
- 優先度の感覚も噛み合っていない
資料を開き、チャットを遡り、
「何から話すべきか」を考えているうちに、時間だけが減っていく。
──この感覚、覚えがありませんか？
会議が進まない理由は「話し方」ではない
定例会がうまくいかないとき、
つい「説明が足りなかった」「伝え方が悪かった」と考えがちです。
しかし実際には、問題はもっと構造的です。
参加者それぞれが、違う景色を見たまま話している。
これが、会議が進まない最大の原因です。
- 全体を俯瞰している人
- 自分のタスクだけを見ている人
- 前回の議論を引きずっている人
この状態でどれだけ丁寧に説明しても、
会話は噛み合わず、結論は先延ばしになります。
それでも私たちは、
毎回「皆の机の上を片付けてあげる」ような共有を繰り返してしまう。
頑張っているのに、報われない。
ビジネスコミュニケーションで最も消耗する瞬間です。
Notionは「タスク管理ツール」ではない
ここで、視点を変えてみましょう。
Notionを
「情報を並べる場所」
「タスクを管理する箱」
として使っていないでしょうか。
もっとしっくりくる比喩があります。
Notionダッシュボードは、操縦桿（コントロールパネル）です。
ロボットアニメや特撮でおなじみのコックピット。
パイロットは、機体のすべてを見て操縦しているわけではありません。
今、操作に必要な情報だけが、手元に集約されている。
Notionも、同じ発想で使うことができます。
私が使っているNotionのポータル構成
私が関わるクライアントプロジェクトでは、
Notionに「自分が確認するためのポータル」を用意しています。
そのポータルでは、
- 顧客サイドを含めた
4段構成のカンバンを一覧できる - 状況に応じて
ガントチャート表示に切り替えられる - タスクは
ネスト構造で整理・格納されている
という状態を作っています。
重要なのは、
すべてを見ることではありません。
「この定例で、自分は何を判断するのか」
その問いに答える情報だけを、操縦桿の前に並べる。
それだけで、
作業机と頭の中が一気に片付いた感覚になります。
“整理された共有”が生む変化
さらに効果が大きいのは、
その作業机を、あらかじめ皆で共有しておくことです。
そうすると、定例会で起きる変化ははっきりしています。
- 「どこを見ればいいですか？」という質問が消える
- 説明よりも判断に時間を使える
- 会話のテンポが一段上がる
阿吽の呼吸は、センスや根性ではありません。
同じ景色を見ている状態を、先に作っているかどうか。
それだけの違いです。
定例会は「報告」から「意思決定」へ
Notionを操縦桿として使い始めると、
定例会の役割そのものが変わります。
- 進捗を報告する場ではなく
- 次の一手を決める場になる
会議時間は短くなり、
会議後の動き出しは、明らかに速くなります。
次の定例会の前に
次の定例会の前に、
一つだけ自分に問いかけてみてください。
この会議で、
参加者は同じ操縦桿を握っているだろうか？
もし答えが曖昧なら、
まずは 自分のポータルを一つ作るだけで十分です。
Notionは単なるツールではありません。
ビジネスコミュニケーションを前に進めるための操縦桿です。
景色が揃った瞬間、
会話と意思決定は、自然と噛み合い始めます。